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Le quantità necessarie quando si pianifica un servizio catering
Le quantità necessarie quando si pianifica un servizio catering
Quando si organizza un servizio catering, una delle prime difficoltà consiste nello stabilire quante vivande e quante bevande siano realmente necessarie.
Preparare troppo significa aumentare inutilmente costi, lavoro e possibili sprechi. Preparare troppo poco, invece, rischia di compromettere il servizio e lasciare agli ospiti una sensazione decisamente poco piacevole.
Per calcolare le quantità bisogna partire da tre elementi fondamentali: il numero degli invitati, la durata dell’evento e il tipo di servizio previsto.
Un aperitivo di un’ora richiede quantità molto diverse rispetto a un aperitivo rinforzato che sostituisce la cena. Allo stesso modo, un pranzo a buffet non può essere calcolato con gli stessi criteri di una cena servita al tavolo.
Il numero degli ospiti, quindi, è soltanto il punto di partenza. Bisogna capire quanto durerà il servizio, in quale momento della giornata si svolgerà e quale funzione dovrà avere il cibo all’interno dell’evento.
Per rendere più semplice il calcolo utilizzeremo anche il concetto di “pezzi per persona”, particolarmente utile per aperitivi, finger food e buffet. Successivamente vedremo come tradurre questi valori nelle quantità effettive di pasta, riso, carne, pesce, verdure, pane, dolci, frutta e bevande.
Le quantità indicate in questa guida devono essere considerate valori di riferimento. Andranno poi adattate al tipo di pubblico, alla composizione del menu e alle caratteristiche specifiche dell’evento.
I tre fattori da considerare per calcolare le quantità
Il primo dato da conoscere è naturalmente il numero dei partecipanti. È il moltiplicatore sul quale costruiremo tutti i calcoli successivi, ma da solo non è sufficiente per stabilire quanto cibo preparare.
Il secondo elemento è la durata dell’evento. Un aperitivo di circa un’ora e una cerimonia che prosegue per tre o quattro ore generano consumi completamente differenti. Più a lungo gli ospiti rimangono, maggiori saranno le occasioni in cui berranno, torneranno al buffet o prenderanno qualcosa da mangiare.
Il terzo fattore è la tipologia di evento e di servizio. Un aperitivo prima di cena deve accompagnare il momento senza saziare gli ospiti; un aperitivo rinforzato deve invece essere sufficientemente completo da sostituire un pasto. Pranzi, cene, buffet e servizi al tavolo richiedono a loro volta quantità e modalità di porzionatura differenti.
Anche il modo in cui le pietanze vengono presentate incide sui consumi. In un buffet a libero servizio gli ospiti tendono generalmente a servirsi quantità maggiori rispetto a quelle che riceverebbero con porzioni già predisposte.
Per questo conviene proporre una buona varietà di preparazioni in porzioni relativamente piccole. Gli ospiti possono assaggiare più pietanze, il buffet rimane interessante durante tutto il servizio e si riduce il rischio di avere piatti riempiti e poi lasciati a metà.
A questo punto possiamo passare ai numeri. Per rendere più immediato il ragionamento chiamerò “pezzo” ogni singola piccola porzione o preparazione proposta all’ospite. In questo modo possiamo stabilire quanti pezzi prevedere per persona a seconda del tipo di servizio.
Aperitivo a buffet: quanti pezzi calcolare per persona
La quantità di cibo da prevedere per un aperitivo dipende soprattutto dalla funzione che questo momento avrà all’interno dell’evento. Un aperitivo che precede una cena deve accompagnare gli ospiti senza saziarli; un aperitivo rinforzato, invece, può diventare il pasto vero e proprio.
Aperitivo prima di pranzo o cena
Se l’aperitivo precede un pasto completo, calcola circa 4 pezzi a persona.
Le preparazioni dovrebbero essere leggere, facili da mangiare e coerenti con il menu che seguirà. Lo scopo è offrire qualcosa da accompagnare alle bevande e intrattenere gli ospiti, non anticipare una parte consistente del pranzo o della cena.
Per 50 persone, ad esempio, il punto di partenza sarà quindi di circa 200 piccoli pezzi complessivi, possibilmente distribuiti tra preparazioni differenti.
Aperitivo rinforzato che sostituisce il pasto
Se l’aperitivo rinforzato sostituisce il pranzo o la cena, le quantità cambiano sensibilmente.
Calcola mediamente:
12 pezzi a persona se le preparazioni vengono servite in piattini o porzioni già dosate;
14 pezzi a persona se gli ospiti possono servirsi liberamente dal buffet.
La differenza è importante. Quando la porzione è predisposta, la quantità può essere controllata con maggiore precisione. Nel libero servizio, invece, alcune persone prenderanno più cibo, torneranno più volte al buffet o assaggeranno contemporaneamente diverse preparazioni.
Per un aperitivo rinforzato destinato a 50 persone dovremo quindi prevedere indicativamente 600 pezzi con servizio porzionato oppure circa 700 pezzi con buffet a libero servizio.
Naturalmente non significa preparare dodici o quattordici ricette differenti. I pezzi possono essere distribuiti tra un numero più contenuto di preparazioni, cercando un equilibrio tra proposte vegetali, cereali, carne, pesce e altre pietanze adatte al tipo di evento.
Quante bevande calcolare per un aperitivo
Come riferimento generale, calcola circa 3 bevande a persona, senza comprendere il caffè.
Per il caffè puoi considerare indicativamente 1,5 caffè per persona. Non tutti lo berranno, mentre altri ospiti potrebbero prenderne due.
Anche in questo caso il calcolo deve essere adattato alla durata dell’evento, alla stagione, al tipo di pubblico e alla presenza di bevande alcoliche e analcoliche.
L’acqua deve essere sempre disponibile in quantità adeguata per tutta la durata del servizio.
Pranzo a buffet: quante porzioni calcolare per persona
Un pranzo a buffet deve offrire una scelta sufficientemente ampia senza trasformarsi in una successione eccessiva di portate. Anche in questo caso conviene ragionare per piccoli assaggi, distribuendo le quantità tra preparazioni differenti.
Come riferimento puoi calcolare:
- 3 pezzi di antipasto a persona, prevedendo una proposta a base di riso o cereali, una vegetariana e una a base di carne;
- 2 pezzi di primo piatto a persona. Una proposta può essere pensata per vegetariani o per specifiche esigenze alimentari degli ospiti, mentre la seconda può essere a base di carne o pesce;
- 3 pezzi di secondo piatto a persona, dei quali almeno uno vegetariano;
- 3 pezzi di dolce a persona, possibilmente differenziati: un dolce al cucchiaio, uno da mangiare con la forchetta e una preparazione secca;
- ½ porzione di macedonia o frutta fresca a persona. Se servi la macedonia accompagnata dal gelato, puoi eliminare uno dei tre dolci e portare la frutta a 1 porzione per persona;
- per le bevande, calcola indicativamente 1 bevanda analcolica, 2 bevande alcoliche e 1 calice di bollicine a persona;
- completa il servizio con 3-4 pezzi di pane e grissini a persona.
Cena a buffet: come distribuire le quantità
In una cena a buffet la varietà delle preparazioni può essere leggermente maggiore rispetto al pranzo, soprattutto nella parte iniziale del servizio. Questo permette agli ospiti di costruire il proprio percorso scegliendo piccoli assaggi differenti.
Come riferimento puoi calcolare:
- 5 pezzi di antipasto a persona, distribuendoli tra preparazioni fredde e calde e cercando di offrire una buona varietà;
- 3 porzioni complessive tra primi e secondi piatti a persona, da suddividere tra le diverse preparazioni previste dal menu;
- 4 porzioni di contorno a persona, preferibilmente differenti per ingredienti, consistenze e modalità di cottura;
- 3 pezzi di dolce a persona, scegliendo preparazioni diverse tra loro per consistenza e servizio;
- 1 porzione di frutta fresca già pulita, affettata o in macedonia a persona. Se la frutta assume un ruolo più importante nel dessert, la quantità può essere aumentata e uno dei dolci può essere eliminato;
- per le bevande, calcola indicativamente 1 bevanda analcolica, 2 bevande alcoliche e 1 calice di bollicine a persona;
- completa il buffet con 3-4 pezzi di pane e grissini a persona.
Anche in questo caso le quantità devono essere adattate alla durata della serata e alla composizione del menu. Una cena con molte preparazioni ricche, ad esempio, richiederà porzioni più contenute rispetto a un buffet costruito prevalentemente su verdure, cereali e piatti leggeri.
Per 50 persone, il calcolo di partenza sarà quindi di circa 250 assaggi di antipasto, oltre alle porzioni previste per primi, secondi e contorni.
La logica rimane sempre la stessa: non bisogna moltiplicare indiscriminatamente ogni piatto per il numero totale degli ospiti, ma costruire una quantità complessiva equilibrata tra tutte le proposte presenti nel buffet.
Quantità di cibo da calcolare per persona in un catering
Dopo aver stabilito il numero degli ospiti e la struttura del menu, possiamo passare alle grammature. Le quantità che seguono sono valori indicativi per persona e rappresentano un buon punto di partenza per dimensionare acquisti e produzione.
Vanno naturalmente adattate al tipo di evento, alla durata del servizio, al numero di portate e alla composizione complessiva del menu.
Primi piatti, carne e pesce
| Preparazione | Quantità per persona |
|---|---|
| Pasta | 100 g |
| Riso | 80 g |
| Carne alla brace con osso | 500 g |
| Carne alla brace senza osso | 300 g |
| Arrosti con osso | 400 g |
| Arrosti senza osso | 250 g |
| Timballi e torte rustiche | 250 g |
| Pollame senza osso | 250 g |
| Pollame con osso | 500 g |
| Tartare, battute al coltello e burger | 150 g |
| Pesce arrosto con lisca | 250 g |
| Pesce arrosto senza lisca | 150 g |
| Ostriche | 12 pezzi |
| Gamberi e scampi | 5-7 pezzi |
| Cozze e molluschi simili | 400 g |
Contorni
| Preparazione | Quantità per persona |
| Verdure crude | 150 g |
| Verdure cotte | 120 g |
| Patate arrosto, lesse o in insalata | 150 g |
| Riso e cereali come contorno | 50 g |
Dolci e frutta
| Preparazione | Quantità per persona |
| Macedonia | 200 g |
| Frutta a fette | 150 g |
| Frutta intera | 100 g |
| Piccola pasticceria | 100 g |
| Biscotteria | 50 g |
| Cheesecake | 150 g |
| Gelati e sorbetti | 120 g |
| Torta da cerimonia | 200 g |
| Crostate | 200 g |
| Dolci al cucchiaio | 150 g |
Bevande
Per le bevande è più utile ragionare anche sulla durata del servizio:
| Bevanda | Quantità indicativa |
| Acqua | 1-2 porzioni all’ora |
| Acqua, riferimento di consumo | circa 250 ml all’ora |
| Vino | 1-2 porzioni all’ora, circa 125 ml per porzione |
| Birra | 1-2 porzioni all’ora, circa 250 ml per porzione |
| Caffè | circa 1 porzione all’ora |
Questi valori non devono essere sommati automaticamente come se ogni ospite dovesse consumare la quantità massima di ogni singola preparazione.
Se il menu comprende molti piatti, le grammature delle singole portate dovranno essere ridotte e distribuite sull’intero servizio. Una porzione di pasta da 100 g può avere senso come piatto principale; all’interno di un buffet con antipasti, altri primi, secondi, contorni e dessert sarebbe invece eccessiva se calcolata integralmente per ogni ospite.
Il principio è sempre quello di ragionare sul menu nel suo complesso, non sulla singola pietanza isolata.
Come calcolare le quantità per 50, 100 o 150 persone
Quando il numero degli invitati aumenta, il sistema di calcolo non cambia: bisogna partire dalla quantità prevista per persona e moltiplicarla per il numero dei partecipanti.
È però importante non applicare questo calcolo in modo automatico a tutte le pietanze del menu. Se sono previste molte preparazioni, le singole quantità devono essere distribuite tra le diverse portate.
Esempio di aperitivo per 50 persone
Per un aperitivo che precede il pranzo o la cena abbiamo indicato circa 4 pezzi a persona.
50 persone × 4 pezzi = 200 pezzi complessivi
Se vogliamo proporre 5 preparazioni differenti, possiamo prevedere indicativamente 40 pezzi per ciascuna.
Per un aperitivo rinforzato con porzioni già predisposte:
50 persone × 12 pezzi = 600 pezzi complessivi
Con buffet a libero servizio:
50 persone × 14 pezzi = 700 pezzi complessivi
Esempio di aperitivo per 100 persone
Con 100 invitati i calcoli diventano:
400 pezzi per un aperitivo prima del pasto;
1.200 pezzi per un aperitivo rinforzato con servizio porzionato;
1.400 pezzi per un aperitivo rinforzato a libero servizio.
Il numero può sembrare elevato, ma bisogna ricordare che stiamo parlando di piccoli assaggi distribuiti tra numerose preparazioni e durante l’intera durata dell’evento.
Esempio di aperitivo per 150 persone
Per 150 partecipanti avremo indicativamente:
600 pezzi per un aperitivo prima del pasto;
1.800 pezzi per un aperitivo rinforzato con servizio porzionato;
2.100 pezzi per un aperitivo rinforzato a libero servizio.
Con numeri di questo tipo diventa ancora più importante dividere la produzione tra preparazioni diverse e programmare correttamente il reintegro del buffet.
Come calcolare le grammature
Lo stesso metodo può essere utilizzato per le quantità espresse in grammi.
Se, per esempio, dobbiamo preparare un piatto principale di pasta considerando 100 g a persona, per 50 ospiti avremo:
50 × 100 g = 5 kg di pasta
Per 100 persone:
100 × 100 g = 10 kg
Per 150 persone:
150 × 100 g = 15 kg
Questo calcolo è corretto quando quella quantità rappresenta una porzione completa. Se la pasta fa parte di un buffet composto da numerosi antipasti, altri primi, secondi, contorni e dessert, la grammatura per persona dovrà essere opportunamente ridotta.
La stessa regola vale per carne, pesce, verdure, dolci e tutte le altre preparazioni: prima si stabilisce la porzione reale prevista all’interno del menu e soltanto dopo la si moltiplica per il numero degli ospiti.
Domande frequenti sulle quantità per un catering
Come regolarsi quando tra gli ospiti ci sono bambini?
I bambini non possono essere conteggiati semplicemente come adulti con una porzione ridotta della stessa percentuale. Età, durata dell’evento e tipo di menu incidono molto sul consumo.
Per bambini intorno ai 9-10 anni si possono considerare, come riferimento generale, circa 80 g di cereali per pasto e 80-100 g di carne o pesce per porzione. Per bambini più piccoli le quantità andranno ulteriormente ridotte.
Quando sono presenti molti bambini conviene inoltre prevedere preparazioni semplici, facilmente porzionabili e riconoscibili.
È necessario preparare sempre qualcosa in più?
Un piccolo margine di sicurezza è utile, soprattutto nei buffet a libero servizio o quando non si conoscono bene le abitudini degli invitati.
Come riferimento si può prevedere circa il 10% in più rispetto alla quantità complessiva calcolata. Non significa però aumentare del 10% ogni singola preparazione: il margine può essere distribuito sulle pietanze più facili da conservare, rigenerare o utilizzare durante il servizio.
La stagione modifica le quantità da preparare?
Sì. Temperatura e periodo dell’anno influenzano sia il consumo di cibo sia quello delle bevande.
Durante gli eventi estivi aumentano generalmente il consumo di acqua, bevande fresche, verdure e preparazioni leggere. Nei mesi più freddi possono invece essere maggiormente apprezzati piatti caldi e strutturati.
La stagionalità va quindi considerata insieme alla durata dell’evento e al momento della giornata.
Come gestire allergie e intolleranze nel calcolo delle quantità?
Le esigenze alimentari devono essere raccolte prima di definire definitivamente il menu e gli acquisti.
Non è sufficiente aggiungere all’ultimo momento qualche porzione alternativa. Le preparazioni destinate a persone con allergie o intolleranze devono essere pianificate tenendo conto anche delle modalità di produzione, conservazione e servizio, evitando contaminazioni crociate quando necessario.
Pianificare prima significa lavorare meglio
Calcolare correttamente le quantità non serve soltanto a evitare di rimanere senza cibo durante un servizio. Significa organizzare meglio gli acquisti, distribuire il lavoro della cucina, controllare i costi e ridurre gli sprechi.
Le tabelle e i valori che abbiamo visto sono punti di partenza. Ogni evento ha caratteristiche proprie e richiede di valutare insieme numero degli ospiti, durata, tipo di servizio, composizione del menu e modalità con cui le pietanze verranno servite.
Con l’esperienza si impara anche a leggere meglio il pubblico e ad adattare questi numeri alla situazione reale. Il principio, però, rimane sempre lo stesso: prima si costruisce il servizio, poi si calcolano le quantità.
Pianificate con cura il lavoro prima di iniziare a cucinare: ci guadagnerete in serenità, organizzazione e denaro.
Ferraro rosa
Buongiorno sto cercando una persona che organizza il battesimo della mia bambina
Sergio Maria Teutonico
Ciao Rosa,
faccio gli auguri alla tua bimba per il suo battesimo!
In che senso ti serve una persona che organizzi il battesimo? Ti serve un cuoco? Se si ti suggerisco di cercare un catering nella tua zona o magari uno chef a domicilio che possa aiutarti concretamente.
Ancora i migliori auguri
SMT
Stefania Giro
Salve! Faccio home restaurant in una vecchia casa di campagna. Ho un pranzo con 10 adulti e 10 bambini. Come calcolo le quantità per pasta al forno, carne e contorni? Ho sempre paura sia poco e finisco per farne quantità industriali. Sprecando così il già esiguo guadagno!
Sergio Maria Teutonico
Ciao Stefania,
dovresti calcolare 300 g di pasta al forno per gli adulti e per i bambini un pochino meno ( non so quanti anni abbiano). Per la carne dipende: 200 g senza osso 300 con osso. I contorni invece dipende da quanti sono ma in ogni caso intorno ai 200 g a persona, i bambini ne mangeranno di meno e gli adulti ne avranno un pochino di più.
A presto!
SMT
Barbara
Buongiorno , dovrei preparare il vitello tonnato per un pranzo in oratorio saranno circa 250 persone ,avrei bisogno aiuto sulle dosi di carne e salsa ,useremo maionese già pronta
Sergio Maria Teutonico
Buongiorno Barbara,
per un numero così importante di persone mi domand o perchè non gestire la ricetta senza maionese, ne guadagni anche in stabilità della salsa e conservabilità. Ti incollo qui il link ad una ricetta che potrebbe aiutarti: https://sergiomariateutonico.it/vitello-tonnato-senza-maionese/
Rispondendo nello specifico alla tua domanda invece: per 250 persone devi calcolare 120 g di carne e almeno 60 g di salsa.
Se poi ti servono maggiori dettagli o ricette sono a tua disposizione.
Saluti
SMT
Valentina
Buonasera, mi servirebbe un aiuto!
Devo preparare un sugo all’amatriciana per 250 persone, solo sugo. Come posso regolarmi con le porzioni?
Grazie in anticipo
Sergio Maria Teutonico
Ciao Valentina!
Le quantità sono presto fatte partendo da una porzione di pasta da 100 g:
Guanciale: 9.375 kg
Pecorino romano grattugiato: 3.125 kg
Pomodori pelati: 25 kg
Peperoncino rosso: 63 peperoncini (opzionale)
Olio extravergine d’oliva: quantità sufficiente
Sale: quantità sufficiente
Pasta (spaghetti o bucatini): 25 kg
per ogni cosa sono qui, a presto
SMT
Stefania
Ciao, devo organizzare un’ aperitivo di pensionamento per 150 persone a buffet a cui poi seguirà un pranzo a sedere, tutti adulti, hanno già provveduto al cibo, io devo pensare al bere, ma non ho proprio idea!!!
Sergio Maria Teutonico
Ciao Stefania, cerco di aiutarti…
Per 150 persone, considerando sia l’aperitivo che il pranzo, ecco una stima delle quantità di bevande necessarie:
Aperitivo:
Prosecco o spumante: 1 bottiglia ogni 6 persone (circa 25 bottiglie)
Cocktail leggeri (es. Spritz): circa 1 drink a persona
Analcolici: succo di frutta, bibite gassate (circa 1,5 litri per 10 persone)
Acqua minerale: naturale e frizzante (circa 1 litro per 3 persone)
Pranzo:
Vino bianco: 1 bottiglia ogni 4 persone (circa 38 bottiglie)
Vino rosso: 1 bottiglia ogni 4 persone (circa 38 bottiglie)
Birra: 1 bottiglia (33 cl) ogni 2 persone (circa 75 bottiglie)
Analcolici: acqua naturale e frizzante (circa 1,5 litri per persona)
Caffè: prevedi una macchina per il caffè con cialde o un servizio di caffetteria (circa 1 caffè per persona)
Se posso essere utile fammelo sapere.
SMT
Maria Grazia Borsetto
Buongiorno devo fare un campo scuola per bambini 9/10 e le vorrei chiedere quanto devo calcolare per bambino e che menù mi consiglia grazie
Sergio Maria Teutonico
Buongiorno Maria Grazia,
circa il menù da organizzare per i bambini ti suggerisco preparazioni molto semplici come, ad esempio, pasta al pomodoro, carne/pesce alla griglia o poco condito, verdure di stagione come insalate miste.
Per le quantità riferite all’età non essagerare Cereali: 80 g per pasto, Carne/Pesce: 80-100 g per porzione, Frutta/verdura: 200-250 g al giorno ciascuno, Latte/yogurt: 250-375 ml al giorno.
Queste sono porzioni standard ma non sono un nutrizionista e quindi non mi sento di entrare in maggiori dettagli per non fornirti informazioni errate.
Un consiglio però desdiero darlo: tieni anche conto di allergie, intolleranze, restirzioni alimentari di natura religiosa.
Credo che anche questi fattori possano essere valutati come importanti per organizzare un buon menù.
Se posso essere utile in altro fammi sapere, sono qui!
SMT
Fabrizio Ceccarelli
Salve
Per un buffet con insalata e panini, quale misura di piatto è più indicata? Considerando che ogni ospite potrà prendere almeno 2 panini e insalata
Grazie
Sergio Maria Teutonico
Ciao Fabrizio,
se il buffet è informale o gli ospiti mangeranno in piedi, opta per un piatto da dessert o antipasto (18-22 cm). Se invece è previsto che si siedano o se desideri evitare che tornino spesso al buffet, un piatto medio (22-26 cm) sarà più adatto.
A presto
SMT
Mauro Di Conca
Buongiorno. Vorrei organizzare un pranzo a buffet per un 25mo per circa 150 persone compreso aperitivo iniziale. Chiedo consiglio su quantità e tipologia di cibi. Grazie
Sergio Maria Teutonico
Ciao Mauro,
per un pranzo a buffet con circa 150 persone (incluso l’aperitivo) ti posso dare qualche indicazione di massima:
Aperitivo: prevedi 4–5 piccoli assaggi a persona (circa 700 pezzi totali).
Primi piatti: 2 varianti, 70–80 g di pasta o riso crudi a persona (10–12 kg in totale).
Secondi piatti: 1–2 proposte (carne, pesce o vegetariano), circa 80–100 g a persona.
Contorni: verdure e insalate, almeno 150 porzioni totali.
Pane: 50–60 g a persona (8–10 kg).
Dolci: 1–1,5 porzioni a testa (200–225 pezzi).
Bevande: 1,5 l d’acqua a persona, 1 bottiglia di vino ogni 3–4 ospiti, più prosecco o cocktail per l’aperitivo.
Questi numeri sono una base di riferimento: possono variare molto in base al budget, al tipo di menù che hai in mente e alle abitudini degli ospiti (ad esempio, un pubblico giovane tende a consumare di più rispetto a un pranzo con molti anziani).
Per non rischiare, considera sempre un 10% in più sul totale.