Inventario e ordini: il risparmio è assicurato per il tuo ristorante

Risparmiare sulle spese del tuo ristorante? Ottimizza inventario e ordini.

Nel momento in cui si decide di aprire un ristorante o una qualunque attività gastronomica è fondamentale compiere l’analisi di ogni processo che avverrà al suo interno: questo ti permetterà di ottimizzare il lavoro e al tempo stesso di risparmiare sulle spese del tuo ristorante.

Di solito ci si dedica alla preparazione del menu, alla predisposizione dell’arredo e delle stoviglie e l’acquisto di quanto necessario in termini di attrezzature di cucina e di sala.

Un aspetto che stranamente passa quasi sempre in secondo piano è l’organizzazione dell’inventario e degli ordini cosa che invece dovrebbe essere al primo posto della lista delle priorità organizzative.

Una cattiva gestione degli ordini e dell’inventario del tuo ristorante comporta quasi sempre uno spreco di tempo e una perdita di denaro con il conseguente aumento dei costi di gestione della tua attività.

Il tuo obiettivo, in poche parole, è quello di offrire il meglio ai tuoi clienti mantenendo i prezzi ragionevoli in funzione della tua offerta organizzando in maniera intelligente ogni aspetto di “produzione”.

Le materie prime hanno un costo rilevante nella gestione del tuo ristorante e devi ottimizzarne sia l’acquisto che l’utilizzo.

Comprendo che registrare e analizzare ogni consumo possa essere a volte noioso e faticoso ma, ragionando insieme, è al tempo stesso vantaggioso e per un ristorante vincente il vantaggio è prioritario.

Ogni ricetta del tuo locale deve avere una versione “standard” codificata in ogni dettaglio e analizzata anche da un punto di vista economico. Quello è il modello su cui basare gli acquisti e analizzare, al tempo stesso, eventuali criticità o punti di forza.

L’approccio che suggerisco è quello di un monitoraggio capillare di ogni consumo (senza diventare paranoici) in funzione della resa economica suddividendo questa attività in tre aree fondamentali:

PROGRAMMAZIONE:

in questa prima fase dovrai prevedere, utilizzando le tue ricette standard, le esatte quantità anche in funzione delle vendite che realizzi per le singole preparazioni.

Da qui partirai con la stima generale, ma accurata, di quello che ti occorre. Avrai derrate e prodotti con una shelf-life (scadenza) maggiore e altri che invece deperiranno più in fretta. Ci saranno prodotti che vale la pena acquistare in quantità maggiori, a patto che si possano stoccare in maniera idonea, mentre altri possono essere sostituiti con prodotti di pari utilizzo ma con prezzi più vantaggiosi.

Nel tuo piano di programmazione dovrai tenere da conto anche i materiali di consumo, quali ad esempio detersivi, sacchi della spazzatura, carta, imballaggi, guanti. Spesso si trascura questo aspetto e si acquista a “spanna” buttando un sacco di denaro dalla finestra.

MESSA IN OPERA:

una volta stabilite le variabili di programmazione sarà necessario impostare in maniera pratica e esecutiva il tutto. Potete seguire una sequenza come questa:

1. richiesta d’ordine. Riceverete il classico pezzo di carta con scritto quello che occorre in cucina o in sala. Una volta ricevuto dovrà essere elaborato e analizzato.
   Questo non significa fare le pulci o comprare una cosa per un’altra, significa che sulla base di quanto richiesto e analizzando il venduto potrete comprendere il margine che avete e qualora fosse troppo basso potrete intervenire con le correzioni necessarie. Una volta effettuata l’analisi, la richiesta entra nella fase successiva, ovvero, quella esecutiva.
2. A fronte di un ordine ci deve essere un elenco di inventario dettagliato diviso in categorie: merci altamente deperibili, merci deperibili, merci surgelate, merci non deperibili e materiali non alimentari. Queste liste devono essere redatte con cura e aggiornate quotidianamente/settimanalmente e comunque prima di ogni inoltro di ordine.
   Ad esempio, se non sapete quanto sapone della lavastoviglie avete e non sapete quanto se ne consuma vi troverete ad ordinare il sapone sempre di corsa e magari non avrete ne tempo ne voglia di scegliere il prodotto migliore spendendo, peggio ancora, più denaro del necessario.

   Dovete essere tassativi e perseveranti in questa attività e in breve tempo inizierete a vedere i primi incoraggianti risultati.

RISCONTRO:

1. Verifica del ricevimento delle merci.
   Ogni consegna che ricevete deve essere verificata e annotata, controllate i pesi, le quantità e i prezzi.
   Capita spesso che il fornitore si presenti in orari non concordati e il vostro ristorante sia in piena attività.
   In questi casi avete due opzioni: mandare via il fornitore e farlo tornare come da accordi (accordatevi su giorni e orari di consegna) oppure scaricare in fretta e furia perdendo tempo e spesso denaro.
   Io suggerisco la prima opzione.
2. Stoccaggio.
   Verificate regolarmente che tutto sia immagazzinato in maniera adeguata, che non ci siano prodotti prossimi alla scadenza, che ogni derrata si etichettata e in buono stato. Non serve essere inquisitori in questi controlli ma se necessario dovrete mostrarvi perentori con chi è responsabile di queste attività chiedendo precisione e metodo costanti.
3. Sincronizzate i consumi con il vostro archivio personale. Ogni giorno dedicate del tempo per analisi di ogni consumo, ai suoi costi e ai suoi profitti.
   È fondamentale tenere uno storico gestionale anche di questi aspetti per prevedere nel modo migliore le esigenze di approvvigionamento ed evitare sorprese e sprechi.
   

Dovete minimizzare gli errori e massimizzare l’efficienza e potete farlo solo se organizzate il vostro lavoro pianificandolo con cura.

Trovo che queste attività siano fondamentali per garantire una buona gestione del tuo ristorante. Maggiore sarà la tua precisione in questi processi e migliori saranno i risultati che otterrai.

Una buona gestione di ordini e inventario è la base di una sana gestione ristorativa.

Se serve aiuto sono sempre a vostra disposizione, contattatemi, vi risponderò volentieri.